Virtuální kanceláře zažívají boom. Jak vlastně fungují? A jsou legální?

Virtuální kanceláře zažívají boom. Jak vlastně fungují? A jsou legální?

Pokud si chcete založit společnost s ručením omezeným, akciovou společnost, případně jinou formu podniku, neobejdete se bez sídla. V případě, že však vykonáváte veškerou podnikatelskou činnost z pohodlí svého domova, případně z úplně jiné části planety, tak se vám nevyplatí pronajímat klasickou kancelář někde v administrativní budově. Platili byste měsíčně i více než deset tisíc korun (na těch prestižních adresách klidně i desítky tisíc korun), a naprosto zbytečně. Právě pro takové případy jsou připraveny virtuální kanceláře za pár stovek měsíčně. Jak ovšem fungují? Jsou vůbec legální?

O sídle právnické osoby se dočtete v ustanovení § 429 a § 136 a.n. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník a také v zákoně č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání. Pokud byste však v těchto zákonech hledali informace o virtuálním sídle, moc byste jich nenašli, neboť se danou problematikou nezabývají. Virtuální sídlo firmy se proto řídí obecnou zákonnou úpravou, kterou stanovuje občanský zákoník. V následujících řádcích vám představíme přednosti a úskalí virtuálních sídel, a nejen to.

Co je virtuální sídlo firmy?

Virtuální kancelář je v podstatě služba. Poskytovatel virtuálního sídla vám za určitý měsíční poplatek poskytne adresu, kterou si můžete zapsat do obchodního rejstříku jako sídlo vaší společnosti. Přitom fyzicky dané prostory vůbec nevyužíváte. I když poskytovatelé umožňují propůjčit si na schůzku kancelář či zasedací místnost, jedná se jen o pronájem na několik hodin měsíčně.

U virtuálních sídel je naprosto běžnou praxí, že jednu adresu využívají stovky, ba dokonce i tisíce různých firem. Zřejmě vás napadá otázka, jestli je takové jednání ze strany poskytovatelů legální a v souladu se zákonem. Nemusíte se ničeho bát, protože virtuální kancelář je opravdu jak podle občanského zákoníku, tak i podle živnostenského zákona legální, tedy neporušuje žádná pravidla a ustavení. Česká legislativa nezakazuje, že by nemohlo mít více firem stejné sídlo.

Co potřebujete ke zřízení virtuálního sídla?

Zákon přikazuje, že každá společnost musí mít na adrese svého sídla viditelné označení (název a identifikační číslo). Poskytovatelé virtuálních sídel tuto povinnost řeší tak, že mají na budově vyvěšenou tabuli, na které jsou názvy firem včetně identifikačních čísel uvedeny. V případě, že by nebyl název vaší společnosti vyvěšen na příslušné budově, hrozila by vám pokuta do výše až 100 000 korun.

V neposlední řadě je povinností vaší společnosti přijímat na adrese svého sídla zapsaného v obchodním rejstříku korespondenci. Nemusíte se opět o nic bát, neboť poskytovatelé korespondenci přebírají, a potom vám ji přeposílají například přímo k vám domů.

Jaké výhody a nevýhody má virtuální kancelář?

Výhod má virtuální sídlo hned několik. V první řadě podnikatelé slyší na nemalou úsporu peněžních prostředků, zejména pokud mohou vykonávat svou práci odkudkoliv. Virtuální kanceláře tak využívají třeba daňoví poradci, účetní, pracovníci v online prostředí, programátoři, grafici, právníci, pojišťováci a podobně. Současně získáte atraktivní adresu, která se bude na vaší vizitce vyjímat. Přece jen, někdy je adresa vskutku důležitá. Co myslíte, budete působit reprezentativně s adresou kanceláře v centru Prahy, nebo někde v malé a neznámé vesnici?

Poskytovatelé mají navíc poměrně široké portfolio služeb – příjem a přeposílání pošty, přítomnost recepční, pronájem zasedací místnosti či kancelářských prostor a podobně.

Pochopitelně, i virtuální sídla mají stinnou stránku, která je však zanedbatelná. Jako nevýhodu bychom mohli uvést nespolehlivé poskytovatele. Bohužel, najdou se i tací, kteří nebudou plnit řádně ty služby, za které si platíte. Při výběru poskytovatele proto buďte obezřetní a pečliví.

1 komentář k Virtuální kanceláře zažívají boom. Jak vlastně fungují? A jsou legální?

  1. Z mojí zkušenosti není virtuální sídlo a virtuální kancelář úplně to samé – sídlem se rozumí pouze ta zapsaná adresa, ale virtuální kancelář by měla zahrnovat recepci s asistentkou a zařízené prostory k pronájmu dle potřeby.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *