Návod: Jak na Microsoft Word

Popis nejčastěji používaných funkcí a úprav formátování v textovém editoru MS Word. (Postupy jsou pro verzi 2010, ale bez problémů lze většinu z nich použít i ve verzi 2007 a 2013)

Další díly této minisérie naleznete zde:

• Úvod do Excelu
• Úvod do Powerpointu

Vytvoření dokumentu ze šablony

Nový dokument ve Wordu nemusíte začínat tvořit od základu na zelené louce ale dá se také použít velké množství připravených šablon dokumentů, do kterých pak už jen doplníte vlastní obsah.

Stačí jít do menu pod volbou Soubor > Nový a nabídne se vám široké spektrum připravených šablon. Jedná se o:

• brožury
• programy
• věstníky
• přání
• faktury
• kalendáře
• vizitky
• životopisy
• a mnohé další, které se dají stáhnout přímo z webu Office.com

Přepínání typů zobrazení

Ve Wordu si můžete přepnout z editačního režimu (tj. režimu úprav) do režimu pro čtení. Zde pak můžete nastavit velikost zobrazení

Kontrola pravopisu

Při psaní se vám mohou občas objevovat jakési vlnité čáry jako podtržení některých slov. Nejedná se o žádné záhadné jevy, ale o znak toho, že máte nastavenu automatickou kontrolu pravopisu a daná slova nejsou pravděpodobně úplně korektně zapsána. To, jak má kontrola pravopisu fungovat, můžete nastavit v dialogu Jazyk. K němu se dostanete jednoduše tak, že poklepete vpravo dole na název jazyka, ve kterém je dotyčný dokument napsán (ve většině případů tedy poklepete na nápis Čeština).

Uložení a tisk

Hotový dokument můžete uložit v řadě formátů.
Výchozím formátem ukládání souborů typu Word je docx, uložit ho ale můžete stejně
tak ve formátu pro starší verze Wordu (formát .doc), případně pro Libre Office a Open Office (formát .odt) nebo ve formátu pdf.

Kopírování a vložení

Jakýkoliv objekt (text, obrázek, tabulku) lze ve Wordu kopírovat a vkládat. Zkopírování do schránky provedete tak, že označíte daný prvek a na kartě domů stisknete tlačítko Kopírovat a nebo použijete klávesovou zkratku Ctrl+C. Vložení se pak provede buď klávesovou zkratkou Ctrl+V a nebo tlačítkem Vložení na kartě Domů. Při vkládání textu existují tři způsoby vložení kopie:

• zachovat zdrojové formátování
• sloučit zdrojové formátování
• zachovat pouze text

Kopírování formátu

Word umožňuje dále kopírovat i samotný formát zdrojového textu. Postup použití této funkce je následující:

• označte tažením myši část textu napsanou ve stylu, který chcete použít
• stiskněte tlačítko Kopírovat formát
• nyní označte myší text, na který chcete použít zdrojový formát.

 Akce zpět – vpřed

Jednou z dobrých vlastností Wordu, která je v něm už po několik verzí zakotvena, je možnost vrátit provedené změny – a to jak o několik kroků dopředu, tak o několik kroků dopředu. Tuto akci vyvoláte buď kliknutím na tlačítko, a nebo klávesovou zkratkou Ctrl+Z (zpět) a Ctrl+Y (vpřed).

Nastavení okrajů stránky

Na kartě Rozložení
můžete velmi jednoduše upravovat to, jak má být vzdáleno tělo
dokumentu od okrajů listu. Do dialogu pro nastavení rozměrů okrajů se dostanete přes tlačítko Okraje. Tato volba je ve výchozím nastavení pak použita na všechny stránky dokumentu. Složitější úpravy zde provádět nelze, k ním slouží nastavení stylů odstavce a nástroj Pravítko.

 Textové pole

Kromě možnosti vkládat text do hlavního těla dokumentu se dá ve Wordu vložit i tzv. textové pole. Jedná se o pole, do kterého můžete vložit text nebo jiný objekt a volně s ním pak manipulovat a přesouvat ho nehledě na nastavení vlastností těla textu. Naleznete ho na kartě Vložení > Textové pole.

WordArt

Další možností vložení textu je tzv. WordArt. Jedná se o modul, který se dá využít především pro psaní efektivních nadpisů – tj.  pro psaní písma s efekty, 3D písma apod.

Řádkování

Řádkování definuje, jak moc mají být od sebe jednotlivé řádky textu. Nejjednodušším způsobem, jak ho nastavit, je využít specializované tlačítko na kartě Domů. Udává se v násobcích velikosti písma – např. řádkování 1 tedy udělá mezi řádky mezeru o velikosti výšky písma, řádkování 2 o velikost dvojnásobku velikosti použitého písma atd.

Styly písma

Při psaní nemusíte vždy při použití podobného prvku v textu (např. nadpisu) ho formátovat vždy znovu. Můžete použít hotové styly, které najdete na kartě domů. Jednotlivé sady stylů můžete dále přepínat mezi sebou, stejně tak si můžete nadefinovat a pojmenovat vlastní styl, který pak využijete všude, kde ho budete potřebovat.

Při psaní doporučujeme používat pro název dokumentu stly Název, pro názvy kapitol styl Nadpis 1, pro podkapitoly Nadpis 2 atd. Toto konzistentní používání stylů vám pak umožní velmi jednoduše vygenerovat obsah dokumentu včetně odkazů na stranu, kde byl nadpis použit (obsah pak vygenerujete na kartě Reference > Obsah).

Vkládání stran

Do dokumentu můžete vložit různým způsobem novou stranu: první možností je vložit titulní stranu (karta Vložit > Titulní strana) – hodí se u větších publikací, stačí do ní jen doplnit název dokumentu a autora a je hotovo. Dále, na místo, kde končí text, můžete vložit konec stránky (Vložit > Konec stránky), což je mnohem lepší než konce dokumentů „odentrovat.“

Záhlaví a zápatí

Do režimu úprav záhlaví a zápatí se dostanete buď z karty Vložit > záhlaví/ zápatí a nebo stačí jednoduše poklepat myší do volného prostoru v horní nebo spodní části stránky při psaní.

Poznámky pod čarou

Pomůcka pro různé upřesňování textu a nebo pro citace v akademických pracích. Funguje tak, že na kartě Reference vyberete volbu Vložit poznámku pod čarou a zapíšete obsah poznámky.

Vyhledávání a nahrazování

V dokumentu můžete vyhledávat libovolné slovo, slovní spojení nebo znak po stisknutí klávesové zkratky Ctrl+F. Dále můžete i nahrazovat automaticky takto vyhledaná slova (pokud například v celém dokumentu používáte cizí slovo ve špatně zapsaném formátu, docela se tato funkce hodí) – k tomu slouží klávesová zkratka Ctrl+H.

Speciální znaky a rovnice

Pokud potřebujete vložit nějaký znak řecké nebo ruské abecedy, nemusíte hned přepínat celou klávesnici a měnit font. Mnohem jednodušší je na kartě Vložení stisknout tlačítko Symbol. Podobně pak při psaní rovnice není potřeba ji malovat nebo scanovat, Word má od verze 2007 v sobě obsažen editor rovnic, který umožní vytvořit jakoukoliv rovnici přímo ve Wordu bez jakýchkoliv pomocných aplikací. Naleznete ho na kartě Vložení > Rovnice > Vložit novou rovnici.

Na co dávat pozor

Se znalostí těchto funkcí byste se měli moct  vyhnout těmto nejčastějším chybám při psaní ve Wordu:

• Používání Enter místo stylu odstavce,
• používání Enter místo vkládání nové strany,
• nepoužívání nadpisů, pouze formátování vzhledu
• a používání mezerníků místo stylu odstavce.